Секретарь референт в г. Уфа

Программа курса «Секретарь референт»

1. Введение. Роль секретаря в работе учреждения

2. Документ: понятие, категории, функции, классификация:

• Понятие документа, свойства и функции. Классификация документов. Цели и задачи ДОУ
• Анализ примеров различных видов документов

3. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»:

• Общая характеристика ГОСТ Р 7.0.97-2025 (утв. приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, введён в действие 18.08.2025 взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016)
• Состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий
• Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях
• Практика: оформление реквизитов в соответствии с новым стандартом. Анализ типичных ошибок
• Самостоятельная работа: изучение текста ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Методических рекомендаций ВНИИДАД . Оформление макета документа

4. Бланки документов. Требования к оформлению. Особенности языка служебных документов:

• Виды бланков. Требования к изготовлению. Языковые нормы официально-делового стиля
• Практика: разработка макета бланка организации. Редактирование текста
• Самостоятельная работа: составление бланка конкретного вида документа. Подготовка текста служебного письма

5. Организационно-распорядительные документы:

• Состав ОРД. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы
• Организационные документы:
1. Уставы
2. Должностные инструкции
3. Положения
4. Штатное расписание
5. Правила внутреннего трудового распорядка
• Распорядительные документы:
1. Приказы
2. Решения
3. Распоряжения
• Документы по личному составу организации:
1. Приказы по личному составу
2. Трудовые контракты
3. Личные дела
4. Личные карточки по форме Т-2
5. Лицевые счета по зарплате
6. Трудовые книжки
• Информационно-справочные:
1. Протоколы
2. Акты
3. Письма
4. Справки
5. Факсы
6. Телефонограммы
7. Докладные записки
• Коммерческие документы
• Документы по обращениям граждан:
1. Предложения
2. Заявления
3. Жалобы
• Формуляр-образец
• Практика: составление проекта приказа. Оформление служебной записки и акта
• Самостоятельная работа: разработка должностной инструкции. Составление номенклатуры дел (фрагмент)

6. Работа с входящими документами:

• Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль исполнения, исполнение документов, подшивка документов в дела)
• Порядок работы с входящими документами
• Практика: обработка входящего документа. Составление резолюции
• Самостоятельная работа: ведение журнала регистрации. Анализ сроков исполнения

7. Работа с исходящими документами:

• Этапы обработки (составление проекта документа, согласование проекта, проверка правильности оформления документа, подписание или утверждение (если необходимо), регистрация корреспонденции, отправка документа адресату, подшивка второго экземпляра в дело)
• Порядок работы с исходящими документами
• Практика: оформление исходящего письма. Регистрация и отправка
• Самостоятельная работа: составление реестра. Подготовка сопроводительного письма

8. Работа с внутренними документами:

• Виды внутренних документов. Порядок работы
• Практика: разработка внутреннего документа. Организация движения
• Самостоятельная работа: составление приказа по личному составу. Ведение журнала регистрации

9. Регистрация документов:

• Принципы и формы регистрации. Индексация
• Практика: регистрация в журнале. Присвоение индексов
• Самостоятельная работа: разработка формы журнала. Составление классификатора корреспондентов

10. Контроль исполнения документов:

• Виды контроля. Сроки исполнения
• Практика: постановка на контроль. Составление отчёта
• Самостоятельная работа: ведение контрольной картотеки. Анализ исполнения

11. Номенклатура дел:

• Виды номенклатуры дел
• Содержание
• Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
• Порядок текущей работы с номенклатурой дел
• Практика: составление номенклатуры дел подразделения. Оформление итоговой записи
• Самостоятельная работа: разработка номенклатуры дел организации. Согласование и утверждение

12. Формирование и оформление дел:

• Принципы формирования дел. Оформление обложки
• Практика: формирование дела. Оформление обложки
• Самостоятельная работа: составление описи дел. Оформление внутренней описи

13. Оперативное хранение дел:

• Организация хранения. Условия. Выдача дел
• Понятие оперативного хранения дел
• Проверка наличия документов
• Порядок выдачи дел
• Практика: оформление выдачи дела
• Самостоятельная работа: ведение журнала учёта выдачи. Контроль возврата

14. Электронные документы и их хранение:

• Понятие электронного документа. Электронная подпись. Хранение
• Практика: создание электронного документа. Подписание ЭЦП
• Самостоятельная работа: создание чек-листа проверки системы хранения электронных документов

15. Подготовка дел и передача в архив:

• Экспертиза ценности. Оформление дел. Составление описей
• Формы описи и акты
• Передача дел в архив
• Практика: проведение экспертизы. Оформление дела
• Самостоятельная работа: составление акта о выделении к уничтожению. Подготовка описи

16. Работа с конфиденциальными документами:

• Понятие конфиденциального документа
• Организация работы с конфиденциальными документами
• Защита информации
• Практика: учёт конфиденциальных документов. Оформление допуска
• Самостоятельная работа: изучение нормативной базы. Составление инструкции

17. Правила поведения секретаря-референта:

• Этика и психология делового общения
• Имидж секретаря. Рабочее место секретаря
• Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет
• Этикет в служебных отношениях
• Корпоративная культура, фирменный стиль организации
• Служебные отношения по вертикали («руководитель-подчиненный»)
• Служебные отношения по вертикали («коллега-коллега»)
• Служебная субординация
• Правила отношений сотрудников с партнерами, посетителями, клиентами
• Взаимоотношения в коллективе
• Работа с «трудными людьми»
• Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе
• Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях
• Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки. Имидж приемной руководителя. Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Подача чая, кофе и других напитков в офисе. Деловые приемы. Участие секретаря в подготовке переговоров. Обслуживание визита вежливости. Работа в приемной. Выбор подарков деловым партнерам

18. Средства ПК для работы секретаря-референта

• Делопроизводство на компьютере. Общее представление о персональном компьютере (ПК):
1. Архитектура ПК
2. Программное обеспечение ПК
3. Возможности компьютера
• Операционная система Windows:
1. Работа с папками и файлами (создание, переименование, копирование, перемещение, удаление в корзину, восстановление из корзины, создание ярлыка)
2. Рабочий стол и его основные элементы
3. Работа с дисками
4. Определение объёма файла, папки, диска
5. Работа с флешнакопителем
6. Поиск папок и файлов
7. Отмена и возврат действий
8. Работа со служебными программами
9. Текстовые редакторы: блокнот, WordPad
• Текстовый редактор Microsoft Word:
1. Форматирование документа
2. Таблицы в Word
3. Работа с графикой в Word
4. Печать документа
5. Безопасность: защита документов паролем
• Табличный редактор Excel:
1. Форматирование таблиц
2. Условное форматирование
3. Стили форматирования
4. Работа с формулами
5. Работа с формулами функциями
6. Оформление таблиц
7. Печать таблиц
• Создание презентаций с помощью PowerPoint.
• Интернет:
1. Поиск и сохранение информации из Интернета
2. Электронная почта
• Машинопись:
1. Слепой 10-пальцевый метод печати
• Основы работы в 1С: Документооборот:
1. Структура программы. Настройки. Понятие электронного документооборота
2. Настройка рабочего стола и пользователей
3. Работа с входящими документами: карточка, регистрация, сканирование, штрихкодирование, резолюции, переадресация
4. Работа с исходящими документами: создание, шаблоны, история переписки
5. Работа с внутренними документами: папки, шаблоны, права доступа, комплекты
6. Работа с договорами: жизненный цикл, согласование, утверждение, продление, закрытие
7. Задачи и поручения: назначение, контроль, исполнение, отчёты
8. Типовые процессы: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение
9. Обработка обращений граждан
10. Связи между документами, отчёты, поиск
11. Поддержка бумажного документооборота: дела, тома, передача в архив, уничтожение
12. Настройка электронных шаблонов документов в 1С с учётом требований ГОСТ Р 7.0.97-2025
13. Самостоятельная работа: изучение интерфейса. Выполнение сквозного примера. Настройка шаблона. Формирование отчёта