Подготовка документации для участия в тендерах

При проведении тендера заказчик выбирает исполнителя на выполнение работ или оказание услуг. В государственных и коммерческих закупках победителем становится организация, предложившая самое лучшее соотношение цены и качества.

Коммерческие торги

Для участия в коммерческих тендерах необходимо определиться с интернет-площадкой. Как пример можно назвать РТС Тендер, ТендерПлан, Контур Закупки. После выбора следует внимательно изучить требования к конкурсной документации и подготовить заявку. Для участия в торгах необходима электронная подпись, имеющая одинаковую юридическую силу с собственноручной подписью. После прохождения аккредитации на площадке оформляется заявка на участие в тендере по форме, которая приведена в конкурсной документации. Там же находится перечень требуемых заказчиком документов.   

Государственный тендер

Порядок проведения государственных закупок регулируется N44-ФЗ от 2013 года. Для предприятий государственной формы собственности предусмотрена единая площадка ЕИС закупки. По аналогии с коммерческими торгами подается заявка в соответствии с условиями тендера. В открытой форме торгов предусмотрено не более одной заявки от организации.  

Во всех случаях проведения тендеров отклонение заявки происходит по причинам:

• поступление более одной заявки от одного и того же предприятия, компании;
• некорректное содержание документов;
• отсутствие ЭЦП;
• нарушение сроков подачи заявки;
• невозможность обеспечения поданной заявки.

ВАЖНО: ранее причиной отклонения заявки выступало истечение срока аккредитации на ЭТП. С 2022 года для ЕИС аккредитация действует бессрочно. Исключение составляют гособоронзаказы.

Оформление тендерного предложения

Для минимизации риска отклонения заявки необходима тщательная подготовка документации. В равной степени это касается государственных и коммерческих закупок. В комплект документов по N44-ФЗ от 2013 входят:

1. Заявка на участие.
2. Выписка из ЕГРЮЛ или нотариально заверенная копия. Обращаем внимание на актуальность представленных данных. Выписка не должна быть старше 6 месяцев.
3. Учредительные документы предприятия. Это устав, протокол заседания по избранию директора. Допускается предоставление доверенности, заверенной у нотариуса и выданной на имя представителя директора предприятия.
4. Декларация за прошлый год.
5. Копии контрактов, свидетельствующие о соответствии заявленным требованиям участника торгов.
6. Коммерческое предложение.

В коммерческих торгах организаторы вправе затребовать и другие документы, которые могут подтвердить качество товара или оказываемых услуг. Кроме того, заказчик имеет право потребовать от компании рекомендации, презентацию, а также доказательства того, что ранее фирма участвовала в торгах.    

Куда загружать заявку и прилагаемые к ней документы

Для подачи заявки на участие в тендере необходимо загрузить требуемый пакет документов, указать цену и нажать на опцию подтверждения. Действия пользователя осуществляются через Личный кабинет, зарегистрированный на торговой площадке. В заявке указывается информация об участнике торгов, услугах или работах, цене и иных условиях согласно техническому заданию.

Ошибки новичков, участвующих в тендерах

Типичные ошибки большинства фирм, которые начали принимать участие в коммерческих торгах, это невнимательность к документам. По этой причине отклоняется большинство заявок. Среди распространенных причин:

• истечение сроков действия документов;
• предоставление ложных сведений.

Часто условия проведения тендера указываются в конкурсной документации. Определенные нюансы прописаны в законе. Информация об участнике на ЭТП должна соответствовать тому, что указано в его учредительных документах.

Например, в статье 31 N44-ФЗ от 2013 указано, что участник торгов не должен находиться в реестре недобросовестных поставщиков. Компании, которая входит в этот перечень, не стоит тратить время и подавать заявку, так как она будет отклонена. Любая информация находится в открытом доступе и ее легко проверить.

Советы участникам тендеров

Участники тендера должны обратить внимание на аспекты:

1. Понимание условий. Необходимо изучить техническое задание и убедиться, что компания соответствует всем требованиям.
2. Анализ конкурентов. Следует изучить участников и понять их слабые стороны.
3. Своевременная подготовка документов. Необходимо убедиться в том, что они оформлены корректно и без ошибок.
4. Коммерческое предложение должно быть структурированным, логичным и понятным. Очень важно ясно донести до заказчика, чем именно поставщик сможет помочь.
5. Проведение анализа рынка и формирование ценовой политики с целью конкурентоспособности предложения. Одновременно с этим, цены не должны быть слишком низкими, чтобы не ставить под сомнение качество оказываемых услуг или работ.
6. Подготовка качественной презентации, подчеркивающей преимущества компании.

Среди компаний, входящих в корпорацию «Ростех», одной из самых активных участников государственных закупок выступает АО НПП «Пульсар». В частности, предприятием было проведено:

• 2021 год – более 15 договоров;
• в 2022 году более 10 договоров;
• в 2023 – более 5 договоров.

Суммы контрактов составляли в среднем 6 000 000 рублей. Компания действует на стороне заказчика, полностью выполняет требования N44-ФЗ от 2013 по выбору поставщика.

При несостоявшихся конкурентных процедурах в рамках государственных торгов закон позволяет осуществить закупку у единственного поставщика. На электронной площадке размещаются предложения от участников с указанием названий и характеристик товара, объема и видов работ, страны происхождения и т.д. Заказчик размещает в ЕИС требования, а оператор площадки выбирает до 5 предложений, соответствующих условиям заказчика. Все предложения направляются заказчику. После их принятия заказчик обязан определиться с выбором поставщика в течение одного рабочего дня.