Как стать успешным секретарём-референтом

Секретарь-референт – это специалист, который выполняет в компании общие административные функции и является непосредственным помощником руководителя. Он так организовывает рабочий процесс, чтобы начальник занимался важными делами, не отвлекаясь на мелочи. Это многогранная и интересная работа, требующая от человека навыков в различных сферах и определенных личностных качеств.

Обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт должен обеспечить комфортную работу начальника и всей компании. В его обязанности входит:

• составление расписания руководителя, планирование рабочего дня;
• делопроизводство, обработка и сортировка корреспонденции, редактирование документов;
• прием посетителей;
• организация телефонных переговоров;
• составление докладов, пресс-релизов, презентаций;
• сбор и анализ информации, подготовка отчетов;
• организация переговоров с партнерами, участие в них;
• подготовка совещаний, встреч;
• мониторинг новостей и тенденций рынка, исследовательская работа;
• координация связей между отделами, взаимодействие между сотрудниками;
• работа с оргтехникой;
• хозяйственные вопросы.

Несмотря на то, что знакомство со всеми последними технологиями не входит в прямые обязанности секретаря-референта, будет лучше, если он сможет разобраться в них при необходимости. Тогда не придется останавливать работу и ждать программиста, при поломке. Тем более, в некоторых молодых компаниях нет собственных IT-специалистов. Также желательно знать основные программы и приложения, которыми пользуются руководители: Evernote, Hootsuite, Calend.ly, Salesforce, Slack, Zuora и другие. Это нужно, чтобы в любой момент прийти на помощь начальнику, суметь решить проблему.

Какими качествами нужно обладать

В книге «Тайны секретаря-референта: как стать незаменимым секретарем» Илья Мельников пишет, что этот человек должен быть профессионалом во всем. Ведь он всегда на виду и создает особую атмосферу в офисе. Для него нужно не только специальное образование, набор необходимых знаний и навыков. Намного важнее мастерство и личные качества.  

• Одно из основных качеств хорошего секретаря – организованность. Он должен уметь выполнять все поставленные задачи в срок
• Очень важны навыки общения, написания писем, этикета телефонных переговоров. Ведь часто помощник говорит за руководителя.
• Изобретательность – она нужна, чтобы справляться с невыполнимыми задачами. От секретаря потребуется смекалка, упорство
• Стрессоустойчивость поможет пережить любую напряженную ситуацию. Секретарю нужно уметь сохранят хладнокровие, оставаться спокойным и вежливым, даже если начальник вымещает на нем свое раздражение.
• Масштабное мышление поможет разобраться во всех нюансах работы компании. Без знания того, чем занимаются разные отделы, какие задачи выполняют, невозможно стать успешным помощником руководителя.
• Важно постоянно совершенствовать свои знания и навыки, учиться новому. Это поможет идти в ногу со временем, всегда оставаться в курсе всех дел компании. Мазнева Анастасия, менеджер департамента персонала «АБТ Тур» отмечает, что при работе секретарем она изучала ПК, оргтехнику, работу с документами, деловой этикет на дополнительных курсах. Это помогло ей в карьере.
• Умение расставлять приоритеты нужно не только в своей деятельности. Хороший секретарь может помочь руководителю сосредоточиться только на важных задачах, отгородиться от всего, что мешает.

Секретарь-референт ООО «Газпром трансгаз Сургут» Наталья Волкова отмечает, что для того, чтобы добиться успеха, ей пришлось пройти через трудности. Она начинала без опыта, поэтому много училась, ответственно выполняла свою работу. Наталья считает, что главное – это уметь создать благоприятные деловые отношения в коллективе. Чтобы сохранять спокойствие, ей иногда требуется досчитать до 10, прежде чем ответить. Это помогает сохранять самообладание и избежать конфликта.

Возможные ошибки

Часто сделать успешную карьеру в этой профессии мешают недопустимые ошибки. Даже при наличии нужных знаний, навыков и личных качеств некоторые помощники руководителя не добиваются успеха. В журнале «Секретарь-референт» приведены ошибки, которые некоторые работники совершают регулярно.

• Многие руководители основной ошибкой секретарей считают отсутствие лояльности. Недопустимо жаловаться на начальника, обсуждать с сотрудниками его решения, выдавать секреты. Секретарь должен быть преданным сотрудником, разделяющим ценности компании и уважающим начальника. Он должен хорошо знать своего руководителя, с пониманием относиться к перепадам настроения, выражать поддержку.
• Недопустимое качество секретаря – забывчивость. Она часто приводит к серьезным ошибкам: забыть выполнить какую-то важную задачу, не позвонить важному лицу, не узнать инвестора. Тамара Лизуро, руководитель службы административной поддержки российского коммерческого банка описывает случай из своей практики, когда она забыла проконтролировать оплату мобильного телефона начальника. И он в командировке в отдаленной местности остался без связи и интернета.
• Болтливость является еще одной частой ошибкой секретарей. Недопустимо выдавать секреты компании и начальника, обсуждать его. К тому же частые разговоры отвлекают от работы и не дают выполнять ее качественно.
• Недопустимо при посторонних называть начальника на «ты», только по имени, тем более – в уменьшительно-ласкательной форме. Это негативно скажется на его репутации.
• Грубость в общении – это такая же недопустимая ошибка, как и панибратское отношение. Ее не должно быть в разговорах по телефону, с коллегами, с клиентами. Хамство, холодность и могут сыграть плохую службу: из-за этого можно потерять уважение коллег, доверие начальника.
• Секретарь не должен опаздывать по утрам и после перерыва. Например, ректор университета однажды взял на работу одну студентку. Ему понравилось, что она талантливая, умная. Ее обязанностью было организовывать разные мероприятия. Но она постоянно на них опаздывала, из-за этого несколько десятков человек ждали ее. Конечно, работу эта девушка потеряла.

Как общаться с коллегами

Одной из основных обязанностей секретаря-референта является координация между руководителем и сотрудниками. Поэтому правильное взаимодействие с коллегами очень важно для успешной карьеры. Практические советы из «Справочника секретаря и офис-менеджера» помогут избежать ошибок:

• всегда вежливо здороваться со всеми сотрудниками в начале дня;
• относиться уважительно ко всем, обращаться на «вы» и по имени-отчеству, независимо от должности;
• всегда быть верным своему слову, не нарушать его и не обманывать;
• по правилам этикета нужно сохранять некоторую дистанцию с другими сотрудниками, чтобы обеспечить выполнение поручений от руководителя, а если завязались с кем-то дружеские отношения, поддерживать их за пределами офиса;
• знать меру, не использовать командный тон, не ругать коллег за ошибки – это обязанность руководителя;
• иметь правильную речь, говорить четко, внятно, писать без ошибок;
• никого не обсуждать и не осуждать, не рассказывать о своих проблемах и личных делах.

Работа секретаря-референта востребована в любых компаниях и организациях, где требуется координация между сотрудниками и административная поддержка руководителя. Это интересная и многосторонняя профессия. Чтобы добиться в ней успеха, нужно много знать и уметь, постоянно совершенствоваться, соблюдать правила делового этикета и стараться не совершать недопустимых ошибок.