Как эффективно использовать смартфон для работы и учёбы

Современный смартфон – это не просто устройство для связи. У него множество функций, которые помогут в работе и учебе. Их часто используют студенты для поиска необходимых материалов, подготовки к рефератам и экзаменам, эффективной организации своего времени. Они востребованы у бизнесменов, водителей, курьеров, менеджеров по продажам, администраторов, инструкторов. Поэтому вопрос, как более эффективно использовать смартфон, актуален для многих.

Какие функции смартфона можно использовать для работы и учебы

Смартфон облегчает коммуникацию с коллегами, клиентами, преподавателями. Можно не только звонить, но и отправлять сообщения, электронные письма, общаться в чате. Такие функции и приложения, как SMS, RCS и WhatsApp, позволяют постоянно оставаться на связи, быть в курсе событий. Это полезно для уведомления сотрудников, отправки напоминаний. Студентам удобно общаться с преподавателями, получать необходимую информацию.

Современные смартфоны универсальны. С них можно читать почту, книги, делать и обрабатывать фото, создавать видеоролики. Интернет и социальные сети позволяют не только общаться, но и находить нужную информацию, узнавать новости. Также у смартфонов еще много полезных функций:

• будильник поможет не только вовремя начать работу, но и напомнит о необходимости перерыва, установит временной интервал выполнения задачи;
• в смартфоне можно делать заметки, используя например, Evernote, Google Keep и Microsoft OneNote, составлять списки дел;
• камера позволяет делать качественные снимки и создавать видеоролики;
• переводчик поможет понять текст на другом языке, пообщаться с иностранцем;
• карты и навигация помогут определить свое местоположение, облегчат рабочие поездки;
• датчики движения, гироскоп, акселерометр и другие могут стать удобным инструментом для решения инженерных и проектировочных задач.

Алексей Уфаркин, директор по развитию АО «КантриКом» для эффективного использования мобильного телефона в бизнесе советует выбрать красивый номер. Он отмечает, что это увеличит количество звонков от клиентов, повысит привлекательность компании.

Полезные приложения

Дополнительные приложения расширяют возможности смартфона для обучения и ведения бизнеса.

• Приложения для установки приоритетов задач: Notion, Google Keep. Они позволяют составлять списки дел, делиться ими с другими людьми, определять сроки выполнения и устанавливать напоминания. В Any.do или Todoist дополнительно можно добавлять комментарии, вести совместные проекты с коллегами.
• Приложения для хранения данных, например, облачные сервисы iCloud или Google Drive. Он сохраняют документы и информацию, позволяют получить к ним доступ из любой точки мира, с любого устройства. Есть также приложения, которые помогут менеджеру сохранить время на занесение данных и синхронизировать их на разных платформах: Битрикс 24, АМО CRM, Мегаплан, Манго.
• Для изучения английского языка подойдут приложения Simpler, Skyeng, Puzzle English, Lingualeo. Они содержат уроки, тренажеры, упражнения по аудированию.
• Чтобы получить дополнительные знания или новую профессию, повысить квалификацию или подготовиться к экзаменам, подойдут такие приложения GetCourse, Stepik.
• Есть мобильные приложения, которые используются для управления бизнесом. Trello, YouGile, Singularity и Shtab помогают организовывать и управлять проектами, находить клиентов, Slack и Zoom облегчают деловое общение.
• Удобные приложения для решения финансовых вопросов компаний: 1С:Мобильная бухгалтерия, Контур.Экстерн. А HoneyBook и Salesforce CRM подойдут для отслеживания продаж.

Распространенные ошибки использования смартфона

Но смартфон может также создать проблемы, как на работе, так и во время учебы. Нужно уметь найти баланс, чтобы он стал карманным ассистентом, а не отвлекал от повседневных задач. Каких ошибок следует избегать при его использовании:

• отвлечение внимания на уведомления, новости, просматривание соцсетей;
• многозадачность при переключении на разные приложения и сайты кажется полезной, но на самом деле она снижает способности к концентрации внимания, приводит к перегрузке мозга;
• для бизнесменов проблемой может стать размывание границ между работой и личной жизнью, использование телефона для бизнеса в свободное время;
• звук уведомлений и звонков может отвлекать коллег по работе, студентов на занятиях;

Дмитрий Мазанов, представитель компании «Trader Income», описывает еще одну проблему, которая однажды помешала ему заключить выгодный контракт: на смартфоне разрядилась батарея, и он выключился. Большое количество приложений, работающих в фоновом режиме, снижает время работы аккумулятора, и может так получиться, что в нужный момент смартфон окажется разряженным.

Советы по оптимизации использования смартфона

В интернете можно найти практические советы по оптимизации использования смартфона. Они помогут правильно использовать его для повышения продуктивности на работе и во время обучения:

• списки помогут составить расписание на неделю, спланировать день и не упустить важные задачи и дела, также можно расставить приоритеты, установить напоминание;
• важно организовать информацию по папкам, ориентироваться в них помогут тэги для сортировки, файловые менеджеры;
• нужно синхронизировать смартфон с другими своими устройствами, чтобы получать доступ к календарям, заметкам;
• вместо печати для заметок и составления докладов лучше использовать диктофон, а приложения Google Voice Typing или Dragon Dictation переведут их в текст;
• также диктофон поможет подготовить речь перед важной встречей, заметить в ней ошибки и откорректировать;
• на экране блокировки включить уведомления только для звонков и событий в календаре, это позволит не отвлекаться;
• удалить все приложения, которыми не пользовались более полугода, а также новости, акции, шопинг и другие, которые не важны для работы или учебы;
• расставить приложения на домашнем экране по частотности использования, удалить из списка или перенести на дальние страницы остальные, тогда не придется долго искать важные;
• оформить экран в черно-белых тонах, тогда он не будет отвлекать и раздражать, снизится количество голубого цвета;
• для облегчения работы можно подключать клавиатуру, мышь, сканер, принтер, а чтобы подключение было стабильным, использовать USB-хаб или док-станцию.

Мобильный телефон стал неотъемлемой частью жизни современных людей. Но кроме общения и развлечений он может предоставить полезные инструменты для облегчения рабочего процесса или боле эффективного обучения.