Как автоматизировать процессы документооборота

Повысить эффективность работы организации хочет любое руководство. Для решения этой задачи упрощают внутренние процессы. Одно из средств достижения желаемого — автоматизация документооборота. При грамотной реализации она становится мощным инструментом в конкурентной борьбе.

Юрлица задействуют особое ПО. Внедряются системы, способные с минимальным участием человека создавать, проводить, хранить договоры, счета, платежки, акты, приказы и осуществлять контроль на всех этапах редактирования, исполнения или согласования.

Стратегии и методы

Автоматизировать оборот документов можно разными способами. Применяемые стратегии и методы имеют особенности, например:

• Клиент-серверные. Применение этого метода предполагает использование управленческих моделей, которые находятся на выделенном корпоративном ресурсе. Доступ к нему получают через веб-интерфейс. Он остается открытым круглосуточно.
• Облачные. Для решения поставленной задачи задействуется место, выделенное на стороннем сервисе-провайдере.
• Интегрированные с базами данных. Применение этой методики позволяет с помощью особых модулей без задержек получать нужную информацию.
• Реализованные на веб-решениях. Особенность методик — вход на хост через браузер. Удобство обусловлено интуитивной понятностью интерфейса.

Оптимизация процессов иногда проводится с применением workflow-систем. С их применением оптимизируют не отдельные функции, а целые процессы. Выполняется совокупность действий. Она четко структурирована. Дополнительный плюс — заблаговременное продумывание различных вариантов развития событий.

Нередко бумажные документы переводятся в электронную форму. Ввод небольшого количества непохожих бумаг осуществляется с применением планшетных или персональных сканеров. После сканирования документы вручную индексируются. Это делают путем заполнения особой карточки.

Типичные ошибки

Выполняя автоматизацию документооборота, важно не допускать ошибок. Чтобы предотвратить их, рекомендовано осуществить предпроектное обследование. Идет детальный анализ и подготавливается описание всех бизнес-процессов.

Типичная ошибка — неправильное отражение структуры предприятия. Если в систему вносится формальный юридический строй, а не реальная подчиненность сотрудников, то не получается предложить оптимальные маршруты согласования бумаг.

Нарушение связи между отдельными документами также является типичной ошибкой. Ее допускают при проведении пользовательской настройки, нацеливаясь на повышение эффективности. Если ее выполняют люди с недостаточным опытом, то есть риск возникновения путаницы в характере связи. Единичную путают с множественной.

Ошибка — неверный видовой состав документов. Многие пользователи путают их типы и тематики, характерные для документации, или применяемых при ее подготовки шаблонов. Перед настройкой важно проанализировать и оптимизировать видовой состав. Это касается бумаг, используемых компанией.

Нередко допускаются ошибки в проставлении нумерации на документации. Если поставлены некорректные или нелогичные номера, то это затрудняет поиск нужных бумаг внутри компании. Так у контрагентов появляются неудобные вопросы к ее сотрудникам.

Советы

Автоматизация документооборота на предприятии — не простой процесс. Не допустить ошибок поможет следование рекомендациям.

Практические советы:

• Обратиться к экспертам. Это делают, если в штате нет ответственного сотрудника с нужными знаниями и опытом. Эксперт скажет, какая программа лучше для конкретной ситуации.
• Оценить удобство пользования подобранным продуктом. Важно не только получить представление о мнении сотрудников, но и сформировать свою точку зрения. Чтобы собрать больше информации, рекомендовано произвести тестирование. Стоит обратить внимание на эргономичность интерфейса, понятность команд в меню и простоту освоения. Если учесть это, то получится обеспечить сокращение времени выполнения любых процессов.
• Ознакомиться с максимальным количеством вариантов. Рекомендовано изучить множество образцов ПО. Не стоит оценивать его только по функционалу. Дополнительно надо обращать внимание на масштабируемость и адаптивность.
• Оценить практическое применение автоматизированной системы. Это делают при наличии возможности. Чтобы получить первое впечатление о выбранных программах, нужно воспользоваться демоверсией.
• Оценить качество аппаратных решений. Это касается характера поддержки СУБД, распределения потоков, легкости интеграции в уже созданные IT-структуры.

Лучше сначала поработать с базовым программным обеспечением. Если оно будет эффективно решать поставленные задачи и докажет свою эффективность, то можно нарастить его возможности до требуемого уровня. Такую возможность обеспечит масштабируемость. Она позволит многократно модернизировать созданную систему в будущем.

Заключение

Грамотно выполненная автоматизация документооборота помогает улучшить производительность труда сотрудников. Дополнительный плюс — своевременная актуализация контента и обеспечение оперативного доступа к требуемым категориям. Последнее верно при условии наличия прав.