Секретарь-референт – это высококлассный специалист. На него в компании возлагаются общие административные функции. Но это не единственные его обязанности. Помимо контроля над различными процессами он занимается документооборотом. Также секретарь-референт различные содержательные материалы, начиная от информационных бюллетеней и пресс-релизов и заканчивая речами для руководителя.
По сравнению с обычным секретарем у такого специалиста есть ряд дополнительных обязанностей. К основным функциям этого сотрудника компании можно отнести:
Планирование рабочего дня. От секретаря-референта требуется уметь заниматься координацией расписания. Например, находить время для деловых встреч, рабочих поездок, приема клиентов и пр.
Подготовка различных материалов. Пред тем, как организовать ту же деловую встречу, секретарь должен обеспечить ее документальную базу. Для этого подготавливаются необходимые бумаги, брошюры, презентации и пр.
Обработка корреспонденции. Секретарь-референт – это как раз тот человек, через которого проходит вся входящая корреспонденция. Он просматривает ее, сортирует по важности и при необходимости отправляет соответствующим сотрудникам.
Также секретарь непосредственно участвует в переговорах. Здесь он выполняет роль помощника руководителя. Поэтому, помимо высоких коммуникационных навыков такой специалист должен понимать хотя бы общую специфику деятельности компании. Грамотный секретарь способен серьезно облегчить жизнь своему руководителю и повысить продуктивность его работы, а соответственно и общую прибыль компании.
Помимо этого специалисту приходится заниматься:
Подготовкой текстовых материалов. Фактически, большинство текстов, которые пишутся от лица компании (например, речи, презентации, рекламные брошюры и пр.), составляются руками секретаря.
Переводом. Референт должен обладать хорошими лингвистическими навыками, т.к. от него ежедневно требуется осуществлять перевод на разные языки десятков документов и писем.
Редактированием. Большинство документов, перед тем, как попасть к руководителю, проходят через его секретаря. Он внимательно изучает их и при необходимости редактирует.
Через секретаря осуществляется связь с внешними партнерами. Поэтому, одно из основных качеств, которым должен обладать такой специалист – это высокие коммуникативные навыки. Также в обязанности референта входит организация взаимодействия между сотрудниками различных департаментов организации.
Еще одной задачей секретаря является постоянный мониторинг. Он должен быть в курсе последний новостей и тенденций рынка и при необходимости предлагать своему руководителю идеи по улучшению деятельности компании. Исследовательская работа также входит в обязанности секретаря. Ему требуется собирать различные данные, анализировать их и подготавливать статистические образы.
Но главное, что требуется при работе такого специалиста – соблюдение полной конфиденциальности. Через него проходят различные документы. Он знает обо всех планах руководителя и ходе переговоров с бизнес-партнерами. Любая «утечка» информации может стать фатальной для компании. Воспользовавшись полученными данными ее легко могут «задавить» конкуренты.
Поэтому раньше на должность секретаря-референта принимали только близких родственников или лучших друзей. Сейчас ситуация изменилась. На эту должность нередко берут людей «со стороны». Но попасть сразу в хорошую компанию человеку с минимальным опытом практически невозможно. Эта должность также требует определенного развития и обучения.
Такой специалист в идеале должен знать действующее законодательство. Ведь ему нередко приходится проверять документы, которые руководитель потом «подписывает не глядя». Любая допущенная ошибка может поставить под угрозу деятельность компании.
Также от секретаря требуется обладать хорошими аналитическими способностями и коммуникационными навыками. Он должен уметь быстро ориентироваться в больших объемах информации и при необходимости делегировать какие-то отдельные задачи сотрудникам других департаментов.
Работник обязан хорошо разбираться в особенностях деятельности организации, в которой он работает. Ведь на различных переговорах он выступает как полноценный помощник руководителя, со всеми вытекающими отсюда задачами и обязанностями. Кроме того, секретарю иногда приходится представлять интересы своей фирмы в других организациях или различных государственных инстанциях. Соответственно, он обязан знать текущие планы своего руководителя и при необходимости использовать полученные знания для увеличения прибыли фирмы.
От сотрудника требуется идеальная грамотность. Он должен уметь четко и ясно излагать свои мысли как в письменном виде, так и в устной форме. Ведь секретарь – это по-сути лицо фирмы. И от того, как именно он себя ведет и как разговаривает, у партнеров компании складывается первое впечатление о самой фирме.
Также в большинстве компаний от секретаря требуется знание иностранных языков. Причем на разговорном уровне. Если фирма сотрудничает с заграничными организациями, то сюда ежедневно будет приходить десятки писем и документов, составленных на иностранном языке. От сотрудника требуется быстро прочитать их и при необходимости составить письменный ответ.
Кроме того, секретарь должен обладать хорошо развитыми навыками планирования. Ведь он составляет рабочий график для своего руководителя. При необходимости сотрудник обязан суметь быстро найти «окошко», чтобы «вставить» туда, например, незапланированную встречу.
Еще одним важным личным навыком секретаря является внимательность к деталям. Он работает с документами. Здесь любая ошибка (вплоть до неправильно поставленной запятой), может иметь колоссальные последствия. Поэтому сотрудник должен уметь не только обнаружить неточность, но и сразу же предпринять соответствующие меры к исправлению ситуации.
Благодарим за произведенную оплату. Мы свяжемся с Вами в ближайшее время!
вверх